【ビジネス英語】催促メール(リマインドメール)を書くときに使える表現30選

海外とやり取りをしていると、なかなか連絡が来なくて困ることがありませんか。

私も外資系企業で働いていた時は、何度リマインドメールを送ったことか…。

リマインドメールを書くときに気をつけていたのは、不快感を与えない表現にすること。

この記事では、私が海外にリマインドメールを送るときによく使っていた英語表現を紹介します。

どの表現を使ったらよいか分からない人は、「緑で囲ったヒント」の表現を使ってみてください。

英語での催促メール(リマインドメール)の書き方

英語の催促メール（リマインドメール）の構成は、次のとおり。

依頼内容は、シンプルに、ハッキリ書きましょう。

リマインドメールの構成

英語の催促メール（リマインドメール）で使えるフレーズ

メールのタイトル

このメールが「リマインドメール」が分かるように、メールのタイトルを工夫しましょう。

メールタイトルの先頭に「Reminder」「Urgent」などの言葉を入れる

メールの「書き出し」

英語のビジネスメールでフォーマルなメールを送るとき、以下の書き出し文を使うことが多いです。

「お変わりなくお過ごしのことと存じます」という意味です。

フォーマルなメールの冒頭には「I hope you are doing well.」と書く。

催促メール（リマインドメール）の「書き出し」

リマインドメールの場合は、上記の文を省略し、下記の文章から書き始めることもあります。

リマインドメールの場合は、冒頭に「This is a friendly reminder.」と書く。

例文

• This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
  （ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡いたします。）
• This is just a quick reminder that invoice [invoice number] which we sent on [date] will be coming due on [invoice due date].　
  ([date] にお送りした請求書 [invoice number] の期限 [invoice due date] が近付いていることを、お知らせします。)
• Just a friendly reminder about our upcoming meeting on [date and time].
  ([日時]に予定されている会議についてのリマインドメールです。)
• I’m writing to kindly remind you that I haven’t heard anything on my last query.
  (前回の問い合わせの件ですが、まだ何の連絡もいただいていないので、ご連絡差し上げました。)

状況・問題を伝えるフレーズ

なぜリマインドメールを送ったのか、日付、金額など詳細を明記し、問題を具体的に説明します。

伝えたいことは、「I want to inform you that …」（～をお知らせします）と書く。

例文

• I am contacting you about our unpaid invoice (No. xxxx).
  (未払いの請求書 (No. xxxx)についてご連絡いたします。）
• I’m writing to remind you about due date of project A on Aug 21.
  (Aプロジェクトの納期が8月21日であることを、念のためにご連絡します。）
• This email is to inform you that payment of xxx is due on August 21, 2021.
  (xxxの支払期限が8月21日であることを、お知らせします。）
• I e-mailed you on August 21, but it seems that you have still not replied.
  (8月21日にメールしたのですが、まだ返信がないようです。)
• I was wondering if you have received the email I sent on August 21.
  (8月21日にお送りしたメールが届いているかどうか、気になっております。)

お願いしたいことを伝えるフレーズ

相手にお願いしたいアクションを具体的に記載します。

お願いするときは、下記の表現を覚えておくと便利です。

例文

• Could you reply to this message and let me know you’ve received it?
  (このメッセージに返信して、受け取ったことを知らせていただけませんか？)
• If you have any questions whatsoever, please reply and I’d be happy to clarify them.
  (何かご質問がございましたら、ご返信ください。説明させていただきます。)
• If you have any questions or you need to reschedule, please call our office at [phone number].
  (何かご質問、あるいはスケジュールの変更が必要でしたら、弊社（電話番号）までお電話ください。)
• If you’d like to hear about this in more detail, please let me know.
  (この件の詳細に関心がございましたら、お知らせください。)
• If you would like to discuss my request, please let me know as soon as you can.
  (私のリクエストについて話し合いをご希望の場合は、できるだけ早くお知らせください。)
• Let me know if this doesn’t work for you and we can try to reschedule to a more convenient time.
  (もしこの日では都合がつかない場合は、ご都合に合わせてスケジュールを変更いたしますのでお知らせください。)
• I would appreciate it if you could give us your reply concerning this matter by March 10.
  (この件について3月10日までにご返信いただければ幸いです。)
• Could you please let me know if you have any updates on this matter?
  (この件について何かアップデートがございましたら、お知らせいただけますでしょうか)
• I would appreciate it if you could let me know when you have paid the invoice.
  (請求書の支払いが完了したら、お知らせいただけると幸いです。)
• Please confirm that you have received this email and let me know when we can expect to receive payment.
  (このメールが届いていることを確認し、入金の予定日をお知らせください。)
• Let me know if you have any questions. I’ll be glad to answer them.
  (ご質問がございましたらお知らせください。喜んで回答いたします。)
• Please feel free to contact me if you have any questions about the invoice or payment details.
  (請求書やお支払いの詳細についてご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。)
• I would be grateful if you could confirm that everything is on track for payment.
  (支払いに問題がないことを確認していただければ幸いです。)

「お返事をお待ちしています」

メールの最後には「お返事をお待ちしております」と書きます。

文末には「I look forward to your response.」と書く。

例文

• I would appreciate it if you could get back to me right away.
  (早急にご返信いただければ幸いです。)
  
• Please respond by March 10.
  (3月10日までにご返信ください。)
  
• A prompt reply will be greatly appreciated.
  (早急にご返信いただければ幸いです。)
  
• We look forward to your response to our email sent on March 10.
  (3月10日にお送りしたメールの返信をお待ちしております。)
  
• I would appreciate if you could response to my email at your earliest convenience.
  (こちらよりお送りしたメールの返信をなるべく早めにいただけると幸いです。)
  
• Please provide your answer at your earliest convenience.
  (なるべく早めにご回答ください。)
  
• I appreciate your time here and look forward to hearing your ideas.
  (お忙しいところ恐縮ですが、あなたのお考えをお聞かせください。)
  
• Thanks in advance for your cooperation.
  (ご協力のほど、よろしくお願いいたします。)
  

締めくくり

締めくくりは、以下の表現を使います。

リマインドメールの例文

リマインドメール例文１：支払い期限が近付いていることを伝える

タイトル：Reminder: Due date of Invoice (No.99871)

リマインドメール例文２：スケジュールを確認する

タイトル：Reminder：kick-off meeting of Project A

おわりに：丁寧な表現で、良い関係を

この記事では、英語でリマインドメールを書くときに使える表現を紹介しました。

リマインドメールを書くときは、不快感を与えない表現で、シンプルに書くようにしましょう。