【ビジネス英語】催促メール(リマインドメール)を書くときに使える表現30選

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海外とやり取りをしていると、なかなか連絡が来なくて困ることがありませんか。

私も外資系企業で働いていた時は、何度リマインドメールを送ったことか…。

リマインドメールを書くときに気をつけていたのは、不快感を与えない表現にすること。

この記事では、私が海外にリマインドメールを送るときによく使っていた英語表現を紹介します。

どの表現を使ったらよいか分からない人は、「緑で囲ったヒント」の表現を使ってみてください。

目次

英語での催促メール(リマインドメール)の書き方

英語の催促メール(リマインドメール)の構成は、次のとおり。

依頼内容は、シンプルに、ハッキリ書きましょう。

リマインドメールの構成

  1. 書き出し
  2. 状況/問題を伝える
  3. 相手にお願いしたいことを書く
  4. 結び

英語の催促メール(リマインドメール)で使えるフレーズ

メールのタイトル

このメールが「リマインドメール」が分かるように、メールのタイトルを工夫しましょう。

メールタイトルの先頭に「Reminder」「Urgent」などの言葉を入れる

メールタイトル
  • Reminder: [元メールのタイトル]
  • Urgent: [元メールのタイトル]
  • Response Required: [元メールのタイトル]

メールの「書き出し」

英語のビジネスメールでフォーマルなメールを送るとき、以下の書き出し文を使うことが多いです。

「お変わりなくお過ごしのことと存じます」という意味です。

フォーマルなメールの冒頭には「I hope you are doing well.」と書く。

メールの書き出し
  • I hope you are doing well.
  • I hope you are well.
  • I hope this email finds you well.
  • I hope all is well.
  • Hope things are going well for you.
  • I hope your week is going well.

催促メール(リマインドメール)の「書き出し」

リマインドメールの場合は、上記の文を省略し、下記の文章から書き始めることもあります。

リマインドメールの場合は、冒頭に「This is a friendly reminder.」と書く。

リマインドメールの書き出し
  • This is a friendly reminder.
  • This is just a gentle reminder.
  • This is a just friendly reminder that …
  • This is a quick reminder that …
  • Just sending you a gentle reminder on this request.

例文

  • This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.
    (ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡いたします。)
  • This is just a quick reminder that invoice [invoice number] which we sent on [date] will be coming due on [invoice due date]. 
    ([date] にお送りした請求書 [invoice number] の期限 [invoice due date] が近付いていることを、お知らせします。)
  • Just a friendly reminder about our upcoming meeting on [date and time].
    ([日時]に予定されている会議についてのリマインドメールです。)
  • I’m writing to kindly remind you that I haven’t heard anything on my last query.
    (前回の問い合わせの件ですが、まだ何の連絡もいただいていないので、ご連絡差し上げました。)

状況・問題を伝えるフレーズ

なぜリマインドメールを送ったのか、日付、金額など詳細を明記し、問題を具体的に説明します。

伝えたいことは、「I want to inform you that …」(~をお知らせします)と書く。

~についてご連絡を差し上げます。
  • I want to inform you that …
  • I am writing …
  • This email is regarding …
  • I am contacting you about …

例文

  • I am contacting you about our unpaid invoice (No. xxxx).
    (未払いの請求書 (No. xxxx)についてご連絡いたします。)
  • I’m writing to remind you about due date of project A on Aug 21.
    (Aプロジェクトの納期が8月21日であることを、念のためにご連絡します。)
  • This email is to inform you that payment of xxx is due on August 21, 2021.
    (xxxの支払期限が8月21日であることを、お知らせします。)
  • I e-mailed you on August 21, but it seems that you have still not replied.
    (8月21日にメールしたのですが、まだ返信がないようです。)
  • I was wondering if you have received the email I sent on August 21.
    (8月21日にお送りしたメールが届いているかどうか、気になっております。)

お願いしたいことを伝えるフレーズ

相手にお願いしたいアクションを具体的に記載します。

お願いするときは、下記の表現を覚えておくと便利です。

相手に何かをお願いするときの表現
  • Could you please ~?(~していただけませんでしょうか)
  • I would appreciate it if ~. (~していただけると幸いです)

例文

  • Could you reply to this message and let me know you’ve received it?
    (このメッセージに返信して、受け取ったことを知らせていただけませんか?)
  • If you have any questions whatsoever, please reply and I’d be happy to clarify them.
    (何かご質問がございましたら、ご返信ください。説明させていただきます。)
  • If you have any questions or you need to reschedule, please call our office at [phone number].
    (何かご質問、あるいはスケジュールの変更が必要でしたら、弊社(電話番号)までお電話ください。)
  • If you’d like to hear about this in more detail, please let me know.
    (この件の詳細に関心がございましたら、お知らせください。)
  • If you would like to discuss my request, please let me know as soon as you can.
    (私のリクエストについて話し合いをご希望の場合は、できるだけ早くお知らせください。)
  • Let me know if this doesn’t work for you and we can try to reschedule to a more convenient time.
    (もしこの日では都合がつかない場合は、ご都合に合わせてスケジュールを変更いたしますのでお知らせください。)
  • I would appreciate it if you could give us your reply concerning this matter by March 10.
    (この件について3月10日までにご返信いただければ幸いです。)
  • Could you please let me know if you have any updates on this matter?
    (この件について何かアップデートがございましたら、お知らせいただけますでしょうか)
  • I would appreciate it if you could let me know when you have paid the invoice.
    (請求書の支払いが完了したら、お知らせいただけると幸いです。)
  • Please confirm that you have received this email and let me know when we can expect to receive payment.
    (このメールが届いていることを確認し、入金の予定日をお知らせください。)
  • Let me know if you have any questions. I’ll be glad to answer them.
    (ご質問がございましたらお知らせください。喜んで回答いたします。)
  • Please feel free to contact me if you have any questions about the invoice or payment details.
    (請求書やお支払いの詳細についてご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。)
  • I would be grateful if you could confirm that everything is on track for payment.
    (支払いに問題がないことを確認していただければ幸いです。)

「お返事をお待ちしています」

メールの最後には「お返事をお待ちしております」と書きます。

文末には「I look forward to your response.」と書く。

お返事をお待ちしております。
  • I look forward to your response.
  • I look forward to hearing from you.
  • Looking forward to your answer.

例文

  • I would appreciate it if you could get back to me right away.
    (早急にご返信いただければ幸いです。)
  • Please respond by March 10.
    (3月10日までにご返信ください。)
  • A prompt reply will be greatly appreciated.
    (早急にご返信いただければ幸いです。)
  • We look forward to your response to our email sent on March 10.
    (3月10日にお送りしたメールの返信をお待ちしております。)
  • I would appreciate if you could response to my email at your earliest convenience.
    (こちらよりお送りしたメールの返信をなるべく早めにいただけると幸いです。)
  • Please provide your answer at your earliest convenience.
    (なるべく早めにご回答ください。)
  • I appreciate your time here and look forward to hearing your ideas.
    (お忙しいところ恐縮ですが、あなたのお考えをお聞かせください。)
  • Thanks in advance for your cooperation.
    (ご協力のほど、よろしくお願いいたします。)

締めくくり

締めくくりは、以下の表現を使います。

  • Kind regards
  • Regards
  • Sincerely
  • All the best
  • Best regards

リマインドメールの例文

リマインドメール例文1:支払い期限が近付いていることを伝える

タイトル:Reminder: Due date of Invoice (No.99871)

Hi Richard,

I hope you’re well.

This is just to remind you that payment on invoice #99871, which we sent on April 25th, will be due next week.

I’m sure you’re busy, but I’d appreciate if you could take a moment and look over the invoice when you get a chance.

Please let me know if you have any questions.

Best Regards,
Hanako

リマインドメール例文2:スケジュールを確認する

タイトル:Reminder:kick-off meeting of Project A

Hi Richard,

I hope you are doing well.

This is a friendly reminder that kick-off meeting of project A is April 10.

If you have any questions or you need to reschedule, please let me know ASAP. Otherwise, we look forward to seeing you on April 10.

Have a wonderful day!

Best Regards,
Hanako

おわりに:丁寧な表現で、良い関係を

この記事では、英語でリマインドメールを書くときに使える表現を紹介しました。

リマインドメールを書くときは、不快感を与えない表現で、シンプルに書くようにしましょう。


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