【ビジネス英語】不在時の自動返信メール(Auto Reply)の書き方 10 選

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英語で「不在通知」はどのように書けばいい?

今回は、こんな悩みにお答えします。

本記事の内容

  • 不在時の自動返信メール(英語)の書き方サンプル
  • Outlook, Gmail の不在通知メール設定方法

休暇、病欠、祝日など、メールを確認できないときに設定しておきたいのが、Auto Reply (自動返信メール)。

この記事では、Auto Reply に使える英文サンプルを紹介します。

休暇中は、自動で返信するように設定しておきましょう。

目次

不在時の自動返信メール(Auto Reply)の英文サンプル

基本のスタイル①:典型的なスタイル

Hello,

Thank you for your email. I will be out of the office from [日付] to [日付] and will have limited access to email / will not have access to email.

If this is urgent, please contact [名前] at [E-mail アドレス] or [電話番号]. I will do my best to respond promptly to your email when I return on [日付].

Best regards,
[NAME]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。[日付]から[日付]まで不在のため、メールの返信ができません。

お急ぎの要件の場合は、[名前] までご連絡ください (e-mail アドレス、または電話番号)。[日付] に戻り次第、お返事いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

基本のスタイル②:シンプル

Thanks for your email. I am out of the office right now and will not return until [日付].

I’ll get back to you as soon as I get back into the office.

Best Regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。ただいま不在にしており、[日付]まで戻りません。

オフィスに戻り次第、返信いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

不在時の連絡先が複数の場合

Thanks for your email.

I’ll be out of the office from [日付] to [日付]. If you need assistance while I’m away, please contact [名前] at [e-mailアドレス] for [業務名、プロジェクト名など], or [名前] at [e-mail アドレス] for [業務名、プロジェクト名].

Best Regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。

[日付] から [日付] まで不在にしております。不在時に何かございましたら、下記の者にご連絡ください。

  • [業務名、プロジェクト名] について:[名前] (e-mail アドレス)
  • [業務名、プロジェクト名] について:[名前] (e-mail アドレス)

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

不在の期限が決まっていない場合

Thank you for your email. I am currently out of the office and not able to respond to your email.

For all urgent matters, please contact:

[名前]
[E-mail アドレス]
[電話番号]

Best Regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、お返事することができません。

お急ぎの要件については、以下までご相談ください。

[名前]
[E-mail アドレス]
[電話番号]

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

休暇で不在の場合(夏期休暇など)

Thank you for your email. I’m currently out of the office on vacation until [日付]. I’ll get back to you as soon as I can.

Best,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。[日付] まで休暇のため不在にしております。戻り次第、お返事いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

年末年始でオフィスがクローズしている場合

Thank you for your email.

Our offices are now closed for new year holidays. We will open again on [日付].

I will respond to you ASAP upon our return.

Have a happy new year!

[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。

弊社は年末年始休暇のため、現在休業とさせていただいております。[日付] より営業を再開いたします。

営業を再開次第、早急にご連絡差し上げます。

よいお年をお迎えください。

[名前]

祝日でオフィスがクローズしている場合

Thank you for your email.

Our office will be closed from [日付] to [日付] due to national holidays.

I will respond your email when I return to the office on [日付].

Best Regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。

弊社は祝日のため、[日付] から [日付] まで休業とさせていただいております。

[日付] に営業を再開しましたら、ご返信いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

病気休暇で返信できない場合

Thank you for your e-mail.

Unfortunately, I’m out sick, so the response to your email may be slightly delayed.

I’m not available from [日付] until [日付].

Thank you for your understanding.

For urgent matters, please contact [名前, email アドレス].

Sincerely,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。

病気休暇のため、返信が遅くなる可能性があります。

[日付] から [日付] の期間は不在になりますが、ご理解いただけますと幸いです。

緊急の案件については、[名前, email アドレス] までご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

出張で返信できない場合

Thank you for your email. I’m out of your reach from [日付] until [日付] as I’m on a business trip.

If your case requires immediate assistance, please contact [名前, e-mail アドレス].

Thank you for your patience.

Kind regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。[日付] から [日付] まで出張中のため、返信ができません。

お急ぎの案件については、[名前、e-mail アドレス] までご連絡ください。

ご不便おかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

産休/育休中で返信できない場合

Thank you for your email. I am out of the office on [MATERNITY/PATERNITY/PARENTAL] leave commencing [日付]. I plan on returning to the office on [日付].

I will not be monitoring my emails during this time.

During this period, please contact [名前] on [email アドレス/電話番号] who will be able to assist you.

Regards,
[名前]

日本語訳

ご連絡ありがとうございます。[日付]より [出産休暇/育児休暇] のため不在にしております。[日付]に復帰予定です。

休暇期間中はメールの確認ができません。

不在期間中は、[名前] (e-mailアドレス、電話番号)が対応いたしますのでご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]

【参考】OOO (Out of Office)

不在通知でよく使われる「Out of Office」という表現。

これは、「OOO」と略されることもあります。

使い方は、こんな感じ。

例)He is OOO today. (彼は本日不在です)

不在通知でも、「OOO」と略して使っている人はいます。

自動返信メールの設定方法

ここでは、Outlook、Gmail の不在通知の設定方法を紹介します。

Outlook

  1. [ファイル] の [自動応答] をクリックします。
  2. [自動応答] ボックスで、[自動応答を送信する] を選びます。
  3. 必要に応じて自動応答の日付範囲を設定します。
  4. [自分の所属組織内] タブで、不在時にチーム メンバーまたは仕事仲間に送信する応答メッセージを入力します。
  5. 自分の職場外に送る文面は、[自分の所属組織外] を選択して応答メッセージを入力します。
  6. [OK] を選択して設定を保存します。

職場に戻ってきたら、自動応答をOFFにするのを忘れないようにしましょう。

※ 詳しくは Microsoft 公式サイト「Outlook から不在時の自動応答を送信する」をご確認ください。

Gmail

  1. パソコンで Gmail を開きます。
  2. 右上にある[設定] アイコン > [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [不在通知] までスクロールします。
  4. [不在通知 ON] を選択します。
  5. 期間、件名、メッセージを入力します。
  6. 連絡先リストのメンバーにのみ不在通知を送信する場合は、メッセージの下にある [連絡先リストのメンバーにのみ返信する] チェックボックスをオンにします。
  7. ページ下部にある [変更を保存] をクリックします。

不在通知をオフにするには、[今すぐ終了] をクリックします。

※ 詳しくは Google 公式サイト「不在時の自動返信」をご確認ください。

おわりに:不在時は Auto Reply の設定を忘れずに

この記事では、不在時の自動返信メールの書き方を紹介しました。

海外の人は、日本の祝日スケジュールなど分かりませんので、祝日に入る前など不在の際は、必ず Auto Reply (自動返信) 設定をしてから休暇に入るようにしましょう。

特に日本は、海外と比べて「また祝日か?」と言われるほど、祝日が多いです。

海外とやり取りが多い人は、必ず自動送信(Auto Reply) 設定をするようにしましょう。

Have a nice holiday!


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