【ビジネス英語】英語会議の議事録の書き方【テンプレート付き】

この記事では、初めて英語で議事録を作成する方に向けて、英語での簡単な議事録の書き方を紹介します。

本記事の内容

私は外資系企業で働いてきましたが、社内ミーティングの半分以上は海外チームとのミーティングでした。

テンプレートに従って何度も書いているうちに、英語での議事録作成も苦ではなくなりました。

今回は、そんな私の経験をふまえて、英語の議事録の書き方を紹介したいと思います。

英語の議事録に書くことは、日本語の場合と同じ

まずは、基本的なところから解説します。

議事録は英語で「Minutes」（ミニッツ）

議事録は、英語では「Minutes」（ミニッツ）といいます。

「ミニッツ書いて」と言われたら、議事録を書いてくださいという意味です。

議事録に書く内容は、日本語の場合と同じ

英語であっても、議事録に書く内容は日本語の場合と同じです。

日本語の議事録を書くときと同じように、英語の議事録を書いていきましょう。

英語の議事録テンプレート

以下に、英語の議事録作成用テンプレートを用意しました。

見てのとおり、日本語の議事録と内容は変わりません。

右上にある [Copy] をクリックすると、クリップボードにコピーされますので、E-mail等にペーストしてお使いください。

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Date: August 4, 2022 3pm-4pm JST
Location: Shibuya XXX 23F


Attendance
参加者名を書く


Agenda
1. 議題 (発表者名）
2. 議題 (発表者名）
3. 議題 (発表者名）


Decisions
1. 決定事項を書く
2. 決定事項を書く
3. 決定事項を書く


Action Items
1. アクションアイテムを書く (担当者、期限）
2. アクションアイテムを書く (担当者、期限）
3. アクションアイテムを書く (担当者、期限）


Next meeting
次回のミーティング開催日を書く

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英語での議事録作成に慣れていない方は、ミーティング開始前に『議事録の下書き』をしておくことをおすすめします。

次の２点は、事前に書いておきましょう。

▼議事録の下書きに、事前に書いておくアイテム

• 参加予定者 (Attendees)
• 議題 (Topics)

議事録で使う英単語

ここでは、議事録で使う英単語をカンタンに紹介します。

Attendees (参加者）

参加者は「Attendees」と言います。

ある程度参加者が分かっている場合は、事前に議事録に書き出しておくと安心です。

Topics/Agenda/Discussion(議題）

議題は「Topics」「Agenda」「Discussion」などと呼ばれます。

ミーティング前に、事前に議題が参加予定者に送られている場合もあります。

Announcements (共有事項、お知らせ）

会議中にシェアされたお知らせも、議事録に載せるようにします。

Action Items (アクションアイテム)

議事録で、忘れてはならないのが「Action Items」。「A.I」と訳す場合もあります。

誰が、いつまでに、何をするかしっかり書きましょう。

▼Action Item の例

Action Items	By	Due
〇〇社向けプレゼン資料の作成	John	October 10
〇〇製品の手順書を入手し、〇〇に送る	Mike	October 23

Status of Old Action Items (過去のアクションアイテムの進捗状況）

前回の会議であがっていた「Action Items」の状況も、議事録に記録しておきましょう。

Next Meeting (次回の会議開催日）

定例ミーティングであれば、次回の会議開催予定日も議事録に載せておきましょう。

英語の議事録作成に自信がない場合の対処法

英語会議に参加するだけでも緊張するのに、英語で議事録まで書くとなると、かなりのプレッシャーですよね。

ここでは、英語の議事録作成に自信がない方に向けて、対処法をいくつか共有します。

社内会議の議事録なら、最後に１文添える

社内の英語会議の議事録なら、多少間違えても大丈夫。

議事録を共有するときに「議事録の内容に誤りがあったら、指摘してもらえると助かります（Please point out any mistakes in the minutes.）」と書いておきましょう。

社外の人が参加していた議事録の場合、社内チェックを入れる

一方、社外の人が参加していた議事録の場合は、間違いは極力避けたいところ。

社外の人に共有する前に、internal check （社内チェック）をするとよいでしょう。

日本人の上司・同僚が参加していたならチェックを頼みやすいですが、日本人の参加者が自分一人だった場合も、海外の社内メンバーに相談してみてください。

「自動翻訳ツール」で自分で書いた英語を訳してみる

自分で書いた英文に自信が持てない場合は、自動翻訳ツール（Google や DeepL など）で自分で書いた英語を和訳してみましょう。

意図した結果が出てこなかった場合は、英語をブラッシュアップしましょう。

英語での「電話会議」のスタイルを学ぶ

英語会議に出る機会があまりない人は、いきなり英語の会議に呼ばれるとメチャクチャ焦りますよね。

今後、海外とのやり取りが増えそうだと感じている方は、英語会議の練習をしておいた方がいいかもしれません。

私も英語会議が苦手だったので分かりますが、ある程度「慣れ」で乗り切れる部分もあります。私は『Bizmates』というオンライン英会話を利用して、ビジネス英語を学んでいました。

Bizmates には「電話会議」用のプログラムもありますから、「予行演習」しておくと急な英語会議でも慌てずにすみますよ。

おわりに

この記事では、英語で議事録を書く方法を紹介しました。

英語会議に参加する機会があまりない人にとっては、いきなり英語の議事録を書かされるのはかなりタイヘンだと思います。

でも、英語の議事録で書くべきことは、日本の会議で作成する議事録と同じです。

テンプレートを上手に活用しつつ、作成してみてくださいね。