「仕事が終わらない」ときの解決法14選【抱え込まずに片付けるには】

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「仕事が忙しくて、終わらない…」

残業が毎日続くと、ツライですよね…。

疲れがたまって、いろんなことをネガティブに考えてしまいがちです。

でも「残業は仕方ない」と放置しておくと、あなたのカラダに確実に疲労がたまり、心身ともに不調になるので放置は禁物です。

この記事では、残業が終わらなくて疲れている方に向けて、解決のヒントを紹介していきます。

会社で働く良さとは、自分一人で片付けなくていいこと。

仕事が大変なときは職場の仲間の力を借りて、大変な時期をうまく乗り越えていきましょう。

目次

『仕事が終わらない』ときの解決法

仕事が終わらないときは、頭の中がゴチャゴチャになっていることが多いです。

次の手順で、まずは頭の中を整理するところから始めていきましょう。

タスクを書き出す

まずは、やらないといけないタスクを書き出してみてください。

書き出すことで、やるべき仕事全体を把握することができますよ。

書き出してみると、実は「何となく焦っているだけ」ということに気づくことも。

タスクに優先順位をつける

タスクをすべて書き出したら、タスクに優先順位をつけましょう。

優先順位をつけるときは、まずは次の2つに分けてみてください。

  • 今日やるべきこと
  • 今日やらなくてもいいこと

今日やらなくてもいいことは、ひとまず横に置いておきましょう。

今日」やるべきことをピックアップして、優先順位をつけてみてください。

各タスクに何時間かかるか計算する

今日やるべきことに優先順位をつけたら、各タスクに何時間かかるか見積もります。

【例】

  • メール処理:1時間
  • 請求書処理:2時間
  • 会議資料の作成:1時間
  • A会議参加:1時間
  • B会議参加:2時間

勤務時間中に終わらないと分かった時点で、どれかを他人に依頼するか、明日以降に回すか検討してみてください。

残業ありきで仕事をするのではなく、勤務時間ありきで考え、優先順位の低いタスクを誰かに頼めないか検討してみましょう。

さほど重要ではない会議なら、会議を欠席して、議事録だけ送ってもらえばいいかも。

今日中に終わりそうもない場合、上司に相談

今日やるべき仕事をピックアップし、各タスクの作業時間を見積もったところで、今日中にどうしても終わりそうもない仕事がある場合は、上司に相談してみてください。

自分では「この仕事は重要だ」と思っていても、上司からすると「そこまで重要ではない」と思っていることもあります。上司に相談することで、認識合わせもできますよ。

各タスクに何時間かかるか算出し、今日1日で終わる仕事を絞り込んだら、さっそく仕事に取りかかりましょう。


私も仕事がたくさんあったときは、上司に相談して

  • 自分がやらないといけない仕事
  • 自分がやる必要はない仕事

をハッキリさせるようにしていました。

上司の役割は、部下が定時で終わるように仕事を割り振ること。

明らかに仕事量が多すぎて、部下の残業が続くようであれば、それは上司のマネジメントの問題。

上司のマネジメント能力不足を部下が背負う必要はありませんよ。

海外の人は、ハッキリと「これは今日中にはできません」と上司に言ってきます。

私も海外の部下を持ったとき、「この仕事はできないから、別の人にアサインしてください」と言われて、他の人にアサインしなおすことは結構ありました。

その都度業務を平準化して、チーム全体で定時に仕事が終われば、それでOKですからね。

日本人は、できないものを「できない」とハッキリ言わない人が多いです。

仕事だと割り切って、「できないものはできない」と対応してもいいのでは?

慢性的な残業が続く場合の解決法

今日一日は何とか乗り越えられたとしても、明日も明後日も残業が続きそうなら、別の切り口で解決策を考えてみましょう。

タスクを書き出し、状況を整理する

先ほどと同様に、まずはあなたのタスクを書き出して自分の業務を可視化してみましょう。

  • どんなタスクに時間がかかっているのか
  • 他の人に頼めそうな仕事はないか

自分がやらなくてもいい仕事や、効率化できる仕事が何となく浮かび上がってくるかもしれません。

問題解決のテンプレを使って、解決策を考える

人によって、抱えている業務はいろいろ。

ベストな解決方法を考えるなら、ひたすら一人で悩むのではなく、問題解決のテンプレを使って分析するのがおすすめ。

ロジカルに答えを導き出せます。

問題解決の方法はいろいろありますが、おすすめは『世界一やさしい問題解決の授業』という本。

マッキンゼー出身の方が書いている本で、問題解決のキホンが書かれてあります。

こむずかしいビジネス書ではなく、子供でも理解できるように書かれてあるので、気軽に最後まで読めます。

作業プロセスを見直し、他人に依頼できないか検討

作業プロセスを書き出して、

  • 効率化できるところ
  • やらなくてもいいタスク
  • 他の人に依頼できるタスク

がないか、見直してみましょう。

「自分の仕事ではない」と思ったら、上司に相談して他の人にやってもらうか、その業務自体を廃止することも検討してみてください。

自分がやらないといけない仕事にフォーカスできる環境を作っていきましょう。

ペーパーレス化して、作業効率を上げる

どんな会社でもやっているような日常業務は、システムを使ったり、電子化することで簡略化できる場合が多いです。

  • 請求書の処理(電子請求書システム)
  • 決済(電子決済システム)
  • 書類の承認(電子署名システム)

など。

紙の処理は本当に時間がかかりますから、効果は絶大です。

ただし、難点は会社の経営層でないとこれらのシステム導入を決めることはできないというコト。

とはいえ、事あるごとに上司に「うちのシステム、使いづらい!」と愚痴ってみましょう。システム化すれば、あなただだけでなく、会社全体で業務が短縮できますからね。

自動化ツールを自分でつくる

大規模なシステムを導入するのは難しいですが、Excel の業務なら個人でも改善できますよ。

Excel VBA で業務の自動化ツールを作れば、作業がグッと楽になります。

Excel VBA は Vlookup 関数が分かる程度の Excel 知識がある方なら、プログラミングできます。

私も2ヶ月くらい独学で勉強したら、Excelで1時間かかっていた業務を1分に短縮できました。Excel業務を改善したい方はぜひ検討してみてください。

独学での学習方法は『【初心者向け】プログラミング未経験でもできるExcelVBA 独学学習法』で紹介しています。

フォルダ構造を使いやすくする

業務効率を上げるなら、フォルダ構造を見直すのも有効です。

「何となく保存していたら、ぐちゃぐちゃになっていた…」ということはありませんか?

業務がしやすいようにフォルダ構造を見直し、不要なフォルダは削除するようにしましょう。

デスクトップを片付ける

デスクトップ画面のアイコン数をスリム化して、必要なフォルダにすぐにアクセスできるようにしておきましょう。

フォルダを毎回探さなくていいようにデスクトップにショートカットを貼り付けているはずが、いつのまにかデスクトップ上にショートカットが溢れかえっている人、たまに見かけます。

断捨離しましょう。

作業マニュアルを作る

作業マニュアルを作っておくのも、長期的に見ると非常に有効です。

マニュアルがあれば、

  • 忙しいときに他の人に依頼できる
  • 自分が休みを取りたいとき、作業マニュアルがあればいつでも他の人に依頼できる
  • 業務の属人化を防ぐことができる
  • いつでも他の人に仕事自体を引き継ぐことも可能
  • 転職するときもゴタゴタしないで職場を離れられる

と、メリットがたくさん。

残業で忙しいときはなかなか着手できないとは思いますが、少しずつマニュアル化してみてください。

海外の人はマニュアル化して業務を標準化することで、チーム内で業務量のバランスを図り、皆定時で帰っていました。

在宅勤務する

会社にいると、いろんな人が話しかけてきて集中できないこともありますよね。

そういう場合は、在宅勤務制度を利用してみましょう。

私も仕事が忙しすぎるとき在宅勤務していましたが、圧倒的に集中できますよ。

会議を減らす

会議が多すぎて自分の仕事が全然できない人は、本当に参加する必要がある会議か見直してみてください。

日本企業では「参加することに意味がある」のか、発言もしないのに参加している人が多いように感じます。

発言することがほとんどないような会議なら議事録だけ送ってもらい、不参加で問題ないと思いますので、上司に相談してみてください。

上司に相談しても改善しない場合

仕事量が多すぎるのは、あなただけの問題ではなく、上司の問題でもあります。

上司の役割は、部下の問題を一緒に解決すること

ただ、「上司によっては話すだけムダ」という場合も…。

怒鳴る上司なら、相談するだけムダ

「相談しても怒鳴るだけ」な上司は、相談するだけムダです。

私も20年近く働いてきていろんな上司を見てきましたが、「イノベーティブにやれ」だの「なんでできないんだ」と怒鳴り散らして終わり、という残念な上司もいました。

怒鳴って解決するという発想が、昭和かな?と思います。

今はそういう方法を取るとパワハラで訴えられる時代です。そういう上司は、時代を全く読めていないのかも。

ブラックな環境にいると、健全な職場がどういうものなのか分からなくなりがちです。一度冷静になって自分の職場がまともなのか、冷静に分析してみてください。

健全な職場を知るなら、下記の本が参考になると思います。

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部署異動できないか検討する

「自分の職場はブラックだ」と感じたら、長く留まるのは危ないです。あなたのカラダに悪影響を及ぼします。

まずは部署異動ができないか、検討してみてください。

上司ごときで転職するなんて悔しいですよね。できれば部署異動で今の環境から抜け出すことができないか探ってみてください。

「業務の幅を広げ、スキルアップしたい」という理由で十分部署異動できます。

部署異動に応募する際、直属の上司に相談する必要はありません。応募方法について疑問がある場合は、人事部に相談してみてくださいね。

他の会社への転職を検討する

とはいえ、部署異動が不可能な人もいるはずです。その場合は悔しいですが転職を検討したほうが良いと思います。

残業続きの生活を続けているといずれ心身に支障をきたしますが、体調が悪くなって働けなくなったら転職もできません。

体を壊しても、会社はあなたの面倒を見てくれません…!

世の中には残業がない職場もたくさんありますから、くれぐれも無理して働き続けないようにしてくださいね。

私は外資系企業で10年以上働いてきましたが、生産性が高く、残業はほとんどありませんでした。

日本では「残業=やる気がある、仕事ができる人」というイメージがありますが、海外では「残業=時間内に仕事が終わらない人」として見られます。

外資系といってもいろいろですが、そんなにガツガツしていない会社もありますので、転職先候補の一つに入れてみてもいいかもしれません。

おわりに

この記事では、仕事が終わらないと悩んでいる方に向けて、残業を減らすヒントを紹介しました。

どんな仕事をしていても、忙しいときはありますよね。でも慢性的に残業に耐えると、あなたの健康に悪影響を及ぼします。少しずつ業務をスリム化して、残業時間を減らしてみてください。

どうやっても減らない場合は、上司や職場の問題かもしれません。その場合は残念ながらどうしようもないので、違う部署に異動してみることや、他の会社に移ることも検討してみてください。

くれぐれも無理して働き続けないようにしてくださいね。


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