【ビジネス英語】メールで会議の日程調整するときの英語表現５選

2023年2月7日

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この記事では、会議の日程調整をするときによく使う英語表現を紹介します。

下記で紹介する表現を参考に、日程交渉を進めてみてください。

会議を開催したいことを伝える英語表現

文例１：相手に候補日をあげてもらう場合

Subject: Request for a Meeting

Dear [名前],

I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss about the new tool “AAA”.

I believe that it would be beneficial for us to have a meeting to discuss this matter further. During our meeting, I would like to explain the details of AAA.

I understand that your schedule may be busy, so please let me know if there are any dates and times that would work best for you. I am flexible and available to meet at your convenience.

Thank you for considering my request. I look forward to the opportunity to meet with you.

Best regards,

[Your Name]

（日本語訳）

件名: ミーティングのリクエスト

[名前]様

お世話になっております。

新しいツール「AAA」について打ち合わせをさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

この件についてさらに議論するために会議を開くことは私たちにとって有益であると私は信じています。お打ち合わせの際に、「AAA」の詳細をご説明したいと思います。

お忙しいとは存じますが、ご都合の良い日時がございましたらお知らせください。ご都合に合わせて柔軟に対応いたします。

私のリクエストを検討していただきありがとうございます。お会いできることを楽しみにしております。

よろしくお願いします。

[あなたの名前]

文例２：こちらから会議の候補日を提示する場合

Subject: Request to Schedule a Web Meeting

Dear [Name],

I hope this email finds you well. I am writing to request a web meeting to discuss [purpose of meeting].

I would like to suggest the following dates and times for our meeting:

Date, Time 1
Date, Time 2
Date, Time 3

Please let me know if any of these dates and times work for you, or if you have any other preferred dates and times. I will send the web conference details once we have confirmed the schedule.

Thank you for your time and I look forward to the opportunity to discuss [purpose of meeting] with you.

Best regards,
[Your Name]

（日本語訳）

件名: Web ミーティングのスケジュールのリクエスト

[名前] 様

お世話になっております。

[ミーティングの目的] について話し合うための Web ミーティングをリクエストするために、メールをお送りしております。

会議の候補日として、下記の日時を提案させていただきます。

候補日、時間
候補日、時間
候補日、時間

これらの日時のいずれかでご都合がよろしければ、または他にご希望の日時がございましたらお知らせください。日程が確定次第、Web会議の詳細をお送りします。

お時間をいただきありがとうございます。[ミーティングの目的]についてお話しする機会を楽しみにしています。

よろしくお願いします。
[あなたの名前]

提示された日程がすべて都合が悪い場合の英語表現

Dear [Name],

Thank you for proposing the meeting dates. Unfortunately, the dates that were proposed do not work for me.

Could you please provide me with alternative dates that would be more convenient for you? I would be grateful if you could suggest some other dates and times that would be suitable for both of us.

Thank you for your understanding and I look forward to hearing from you soon.

Best regards,

[Your Name]

（日本語訳）

件名: 代替会議スケジュールのリクエスト

[名前] 様

候補日をご提示いただき、ありがとうございます。申し訳ございませんが、ご提案いただいた日付はどれも都合がつきません。

ご都合のよい別の日程を教えていただけますか？お互いに都合の良い日時をご提案いただければ幸いです。

ご理解いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。

よろしくお願いします。
[あなたの名前]

会議日程を変更してほしいときの英語表現

文例

Subject: Request to Reschedule Meeting

Dear [名前],

I hope this email finds you well. I would like to request a change to our scheduled meeting. Unfortunately, the proposed date and time do not work for me.

I would appreciate it if you could suggest alternative dates and times that would be more convenient for you. As for me, I am available on the following dates and times: